¿Cómo organizo mi tiempo? - Agenda Cardinal

¿No aman esos días en los que sentimos que nos alcanzó el tiempo para todo?

No sucede a diario, pero sucede. Tengo una herramienta para lograrlo más fácil.

Organizarnos, ser productivos, estar sanos, cuerdos, ganar dinero, ser felices, exitosos, enamorarnos, relajarnos y no volvernos locos. Creo que una de las mayores exigencias para nuestra generación es poder lidiar con todo a la vez y tener un desempeño óptimo en todas las áreas de nuestra vida, las expectativas culturales nos presionan para lograr la productividad, el éxito y la felicidad a toda costa y si no lo logramos, sentimos que fallamos, que algo está profundamente mal con nosotros.

Las redes sociales sólo nos muestran vidas y escenarios cuidadosamente curados y sentimos que somos los únicos que no tenemos una vida perfecta. Esta constante presión nos genera estados de estrés e insatisfacción que pueden generar efectos negativos en la salud física y emocional, actitudes de violencia hacia nosotros u otras personas, ansiedad, cuadros de depresión, la lista es larga.

Algo que podemos hacer frente a esto, es reconocer que no somos perfectos y que nuestras vidas y las demás tampoco lo son. Entender que tenemos una gran capacidad para tomar acción y decisiones con los recursos e información que tenemos hoy. A veces, observar y reflexionar puede provocar cambios positivos en nuestra vida diaria.

Disclaimer: Hay condiciones de salud mental y emocional que requieren atención, empatía y ayuda profesional. No todo se cura con buenas vibras y decreto.

No soy ninguna clase de coach ni el mejor ejemplo a seguir, pero si he dedicado una buena parte de mi tiempo y atención en aprender organizar y balancear mi vida de una forma que funcione para mi y mis propósitos. Aunque lograrlo no es fácil y siempre estoy adaptándome al contexto, me siento contento por la cantidad y calidad de cosas que logro hacer en mi vida personal y profesional, aún cuando siempre se puede mejorar.

Me gustaría compartirles una herramienta que he ido desarrollando en éstos últimos años. Empecé a experimentar con sistemas de organización personal hace unos 12 años y en los últimos tres, he llegado a adaptar un sistema diario y semanal de organización que ha mejorado mi organización, productividad y sobre todo, mi bienestar general.

Agenda Cardinal.

Mi agenda personal está basada en la idea de cuadrantes. Cada cuadrante representa un área distinta de mi vida diaria y enlista las actividades que quiero realizar, considerando mi bienestar personal, mi desarrollo, mis prioridades de trabajo y las actividades rutinarias del adulto funcional que a veces creo ser. El objetivo es buscar un balance de todas ellas. Al inicio de cada día o la noche del día anterior, escribo en una hoja en blanco los títulos de las actividades de las siguientes categorías, una en cada cuadrante de la hoja.

A: Alta Prioridad, C: Compromisos cotidianos, B: Bienestar D: Desarrollo personal

A: Alta prioridad

Aquí enlisto las actividades prioritarias que “si o si” necesito realizar durante el día. Estas prioridades suelen ser sobre todo de trabajo, personales o trámites, pero son el principal enfoque del día. Aquí ubico pendientes como:

• Reunión importante con X cliente

• Presentación en la Universidad

• Cena con X persona

• Enviar cotización de proyecto urgente

Dado que éstas son las prioridades y usualmente toman una hora o más en realizarse, procuro no poner más de 3 o al día. dependiendo de sus tareas. Poner de más es la receta perfecta para el caos.

B: Bienestar

Este cuadrante es el primero que escribo. Este cuadrante son acciones que me generen un bienestar físico o emocional personal. Lo pongo en primer lugar porque procuro que sea ésto la primera cosa que hago en el día.

Mi idea detrás de esto es que si primero me cuido y me atiendo a mi, puedo servir mejor a los demás y a mi trabajo.

El tipo de actividades que escribo aquí son:

• Meditar

• Ejercicio

• Tomar café consciente y en calma

• Tomar un baño de agua fría y tomar luz del sol por la mañana

C: Compromisos cotidianos

Este tipo de actividades son aquellas que tengo qué realizar por necesidad y son actividad o rutina y que son necesarias para mantener las cosas funcionando.

Estas actividades usualmente requieren menos tiempo y menos atención y a veces, se pueden combinar con otras: Por ejemplo: Hacer el súper + hacer una llamada personal.

El tipo de actividades que pongo en este cuadrante son como estas:

• Pagar cuentas y facturas

• Lavar la ropa

• Hacer la comida

• Enviar documentos

• Publicar algo en redes sociales

Intento hacer estas actividades sin pensarlo mucho. Me he dado cuenta de que me resulta muy útil realizar estas actividades al terminar o comenzar una de A: Alta prioridad.

La emoción de seguir tachando cosas de la lista me da ánimo. Si terminé de redactar un largo documento prioritario, tal vez me de unos 15 minutos para pagar alguna factura, echar la ropa a la lavadora o hacer una excursión rápida al mercado antes de empezar la otra actividad prioritaria para despejar la mente.

D: Desarrollo

Este cuadrante está enfocado a aquellas actividades que me generan un crecimiento profesional y personal o que tienen un impacto a mayor plazo con mis objetivos o metas. No tienen una meta específica durante el día, son parte de un proceso constante.

Esto se relaciona al aprendizaje, al cuidado de relaciones sanas, personales y profesionales y a la mejora de habilidades en general.

El tipo de actividades que anotó en este cuadrante son del tipo:

• Tiempo de calidad con un amigo o familiar

• Lectura diaria

• Escuchar un podcast que me enseñe algo

• Escribir a un contacto profesional para mantenerme presente

• Escribir como práctica consciente

• Salir a practicar fotografía

Estas cuatro áreas se dividen en una hoja nueva para cada día, en donde escribo a mano cada una de las tareas. Hacerlo en papel, me ayuda a hacer consciente el proceso de planeación y al momento de realizar cada actividad, voy tachando o “palomeando” cada una, la satisfacción que me provoca marcar cada tarea me genera dosis sanas de dopamina durante el día.

El verdadero reto se ha convertido en poder asignar el número ideal de tareas en un mismo día, a veces soy muy optimista saturando el día de actividades y siempre pueden suceder imprevistos.

La frustración de no lograr lo planeado es una constante con la que tengo qué lidiar, y para ello, estoy experimentando con procesos de flexibilidad y empatía conmigo para no juzgarme o sentirme culpable por no ser tan productivo como quería hacerlo.

A veces, pongo menos tareas y de pronto me encuentro a media tarde con dificultades para concentrarme y elegir la siguiente prioridad. Tener un plan de ataque diario es mi forma de evitar la procrastinación.

*Pro-tip: Busquen una libreta o agenda que realmente amen y una pluma que disfruten usar, hace el proceso más placentero. Yo tengo una funda de piel hecha por un talabartero de Valle de Bravo, unos cuadernos hechos a mano por mi madre y mi confiable bolígrafo Pilot de gel de $30.00 MXN.

La novedad:

Hay una nueva práctica con la que he jugado los últimos tres meses. Al final de cada día, me doy unos minutos para evaluar mi día, procuro no hacerlo desde la eficiencia y el cumplimiento de la agenda, si no desde las sensaciones, emociones y retos que tuve qué enfrentar en el día.

Intento marcar al menos 3 ideas positivas que sucedieron durante el día que me generaron bienestar:

• Me desperté temprano y eso me dio más calma durante la mañana

• Puede manejar muy bien un momento de stress con respiración profunda y no dejé que afectara mis siguientes actividades

• Pude darme tiempo para conversar con la persona con la que quería hablar desde hace semanas

Enseguida, escribo las ideas, retos o posibles mejoras que detecté durante el día:

• Me distraje viendo redes sociales después de la comida, cuando me di cuenta, ya había perdido treinta minutos

• Me puse a contestar correos de trabajo antes de meditar y eso me desconcentró durante la mañana

• No pude evitar el atracón de galletas, comí de más y me sentí mal por la noche (historia real y frecuente)

Éste último paso me hace sentir en paz con mi día, me permite reconocer los puntos a mejorar y los puntos fuertes que tengo qué reforzar. Intento hacerlo sin un ánimo de juicio, pero sí de análisis respecto a cómo resultó el día. La práctica de hacerlo a mano y de darme un momento para hacerlo de forma consciente, me ayuda a cerrar el día. Después de esto es hora de descansar, ver una película o dormir.

Además de esto, estoy implementando un sistema de evaluación mensual, trimestral y semestral para cumplir mis objetivos personales y profesionales a largo plazo, pero eso ya es otra historia.

Espero que esta forma de organizar su día les sea útil o les de ideas para desarrollar sus propios procesos. No creo en fórmulas, sino en la experimentación y los procesos.

Si tienen algún otro consejo, recomendación o lectura, me encantaría leerlo.